Avis sur les pratiques en matière de protection des renseignements personnels

L’Ontario a une loi qui protège vos renseignements personnels relatifs aux services que vous recevez de fournisseurs de services, y compris la Société de l’aide à l’enfance de Toronto. Nous sommes tenus de respecter les règles de confidentialité en vertu de la Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille. De plus, nous sommes tenus de garder vos renseignements personnels en sécurité. Vous avez le droit de savoir comment nous pouvons utiliser et divulguer vos renseignements personnels, et comment vous pouvez y accéder.

Nous nous engageons à promouvoir le respect de la vie privée et à protéger la confidentialité des renseignements personnels que nous détenons sur vous et sur les services que vous avez reçus.

Mandat des sociétés d’aide à l’enfance

Les Sociétés d’aide à l’enfance (SAE) ont le mandat exclusif de fournir des services de protection de l’enfance en Ontario. Les SAE s’emploient à promouvoir l’intérêt supérieur, la protection et le bien-être des enfants. Chaque SAE de la province est responsable d’une juridiction particulière et, parfois, elles travaillent ensemble pour remplir leur mandat. À Toronto, quatre Sociétés se partagent la responsabilité des services de protection de l’enfance. L’une de ces sociétés est la Société de l’aide à l’enfance de Toronto.

Les renseignements personnels que nous recueillons et la façon dont nous les utilisons et les divulguons

Nos dossiers peuvent contenir des renseignements personnels recueillis pour vous fournir des services. En voici des exemples : votre date de naissance, vos coordonnées, les comptes rendus de rencontres avec vous ou votre famille, les services que vous avez reçus, les programmes que vous avez suivis, des détails sur votre santé physique et mentale, des rapports médicaux, psychologiques ou psychiatriques, des renseignements scolaires ou financiers, votre parcours professionnel, des allégations ou des constatations de mauvais traitements infligés aux enfants, des documents judiciaires, les interventions de la police, les antécédents criminels, vos points de vue ou opinions, les points de vue et opinions d’autres personnes à votre sujet et des renseignements sur votre race, votre ascendance, votre lieu d’origine, votre couleur de peau, origine ethnique, citoyenneté, diversité familiale, handicap, croyance, religion, âge, sexe, orientation sexuelle, identité de genre, expression de genre, besoins culturels ou linguistiques, état matrimonial ou familial. Nous recueillons, utilisons et divulguons (c’est-à-dire transmettons) des renseignements personnels aux fins suivantes :

enquêter sur les allégations selon lesquelles des enfants pourraient avoir besoin de protection et, le cas échéant, protéger les enfants;
évaluer, réduire ou éliminer un risque de préjudice pour un enfant ou de préjudice grave pour une autre personne ou un groupe de personnes;
offrir des services aux enfants et à leurs familles pour la protection des enfants ou pour la prévention de circonstances nécessitant la protection des enfants;
offrir des soins aux enfants et surveiller les enfants sous notre supervision;
évaluer et approuver les foyers pour les enfants qui ne peuvent pas rester avec leur famille;
placer des enfants en vue de leur adoption;
planifier et gérer les services;
faciliter une enquête d’un organisme d’application de la loi;
recevoir ou traiter un paiement, surveiller, vérifier ou rembourser les demandes de paiement;
détecter, surveiller ou prévenir la fraude ou toute réception non autorisée de services ou d’avantages;
fournir des rappels de rendez-vous;
demander un consentement (ou le consentement d’un mandataire spécial), le cas échéant;
mener des activités de gestion des risques, de gestion des erreurs et d’amélioration de la qualité;
sonder les bénéficiaires de services;
détruire les renseignements pouvant révéler l’identité d’une personne;
répondre à des poursuites judiciaires ou en engager;
effectuer des recherches (sous réserve de certaines règles);
compiler des statistiques;
faire rapport au gouvernement comme la loi l’exige;
permettre l’analyse, l’administration et la gestion du système d’aide à l’enfance;
se conformer aux exigences légales et réglementaires;
remplir d’autres objectifs autorisés ou requis par la loi.

Dans les cas de protection de l’enfance, nous recueillons des renseignements sur les enfants qui risquent de subir des préjudices ou qui ont besoin de nos services. Cela comprend les renseignements personnels de l’enfant et des personnes importantes dans la vie de l’enfant. Nous recueillons ces renseignements auprès des enfants, de leur famille ou indirectement auprès des membres de la communauté ou d’autres fournisseurs de services.

Nous recueillons également des renseignements personnels sur les fournisseurs de soins et ceux qui cherchent à fournir des soins aux enfants dans le besoin, comme les parents de famille d’accueil, les parents adoptifs et les membres de la famille élargie d’un enfant. Nous recueillons la plupart de ces renseignements directement auprès de ces personnes.

La collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels en notre possession se font en conformité avec les lois de l’Ontario.

Autres sociétés d’aide à l’enfance

Les SAE s’échangent des renseignements afin de mieux protéger les enfants. Les renseignements recueillis par une SAE peuvent être communiqués à d’autres lorsque ces dernières ont besoin de les connaître pour fournir des services de protection de l’enfance. La loi ontarienne permet aux SAE d’échanger des renseignements entre elles et avec les autorités de protection de l’enfance à l’extérieur de l’Ontario dans le but d’évaluer, de réduire ou d’éliminer les risques de préjudice pour un enfant.

Fournisseurs de services

Les fournisseurs de services sont des personnes ou des organismes qui nous aident à fournir des services aux enfants et aux familles. Nous ne transmettons que les renseignements qui sont nécessaires à ces fournisseurs de services pour fournir et administrer ces services, à moins que nous n’obtenions votre consentement pour divulguer des renseignements supplémentaires.

Autres tierces parties

Nous recevons parfois des demandes d’information de la part de tiers tels que la police, les organismes gouvernementaux et les personnes impliquées dans des affaires judiciaires avec nos clients. Nous ne communiquons des renseignements personnels sur les bénéficiaires de services à des tiers que dans les circonstances suivantes :

nous avons le consentement de l’individu;
il y a une ordonnance du tribunal, un mandat de perquisition ou une demande urgente de divulgation obligatoire de documents;
nous sommes légalement autorisés ou tenus de fournir ces renseignements.

Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez contacter notre agent de la protection de la vie privée par courriel.

Vos choix et les preneurs de décision

Nous n’avons pas besoin de consentement pour remplir notre rôle principal d’organisme de protection de l’enfance, c’est-à-dire protéger les enfants, lorsque la loi nous oblige à recueillir, à utiliser et à divulguer des renseignements personnels. Par exemple, nous n’avons pas besoin de votre permission pour remplir nos obligations en matière de protection de l’enfance ou pour divulguer vos renseignements personnels afin de vous protéger ou de protéger quelqu’un d’autre.

Dans d’autres situations, vous avez le droit de prendre vos propres décisions en matière de protection des renseignements personnels. Lorsque nous vous demandons et exigeons votre permission, vous pouvez choisir de refuser. Si vous dites oui, vous pouvez changer d’avis à tout moment. Si vous refusez, nous ne divulguerons plus vos renseignements à moins que vous ne le permettiez. Votre choix de refuser peut être soumis à certaines limites.

Lorsqu’un droit de consentement existe, vous pouvez prendre vos propres décisions si vous en êtes « capable ». Vous pouvez être capable de prendre certaines décisions concernant la confidentialité des renseignements, mais pas d’autres décisions. Si vous n’êtes pas capable, on vous attribuera un mandataire spécial qui prendra des décisions en matière de renseignements à votre place. La loi précise également qui peut agir à titre de mandataire spécial et ce que cette personne doit faire.

Pour les enfants, il n’y a pas d’âge légal pour pouvoir prendre leurs propres décisions concernant leurs renseignements personnels. S’ils en sont capables, ils peuvent prendre leurs propres décisions. Cependant, si vous êtes un enfant et que vous avez moins de 16 ans, il y a quelques règles supplémentaires à connaître.

Si vous n’êtes pas capable, vos parents ou un autre tuteur officiel prendront des décisions pour vous en tant que mandataire spécial.
Si vous en êtes capable, vous êtes en mesure de prendre des décisions concernant vos renseignements personnels. Vos parents ou votre tuteur seront également autorisés à prendre des décisions concernant vos renseignements personnels, à moins que la Société ne soit informée que vous n’acceptez pas d’échanger vos renseignements avec eux. Ils ne seront pas en mesure de prendre des décisions au sujet de tout dossier concernant un traitement ou un counseling auquel vous seul avez consenti.

Nous vous encourageons à poser des questions à votre chargé de cas pour en savoir plus sur la vie privée et votre famille.

Comment nous conservons et éliminons les renseignements

Le Réseau d’information pour la protection de l’enfance est un système provincial de gestion de l’information utilisé par les SAE de l’Ontario. Ce Réseau est le principal outil utilisé par la Société de l’aide à l’enfance de Toronto pour stocker l’information nécessaire à la prestation des services de la SAE. Il contient des renseignements sur les enfants et leurs familles qui reçoivent des services de protection de l’enfance. Il contient également des renseignements sur les fournisseurs de soins et ceux qui cherchent à fournir des soins aux enfants dans le besoin, tels que les parents de famille d’accueil, les parents adoptifs et les membres de la famille élargie d’un enfant.

Il contient également des renseignements sur les fournisseurs de soins et ceux qui cherchent à fournir des soins aux enfants dans le besoin, tels que les parents de famille d’accueil, les parents adoptifs et les membres de la famille élargie d’un enfant. Dans le Réseau, l’information est stockée dans des dossiers de personnes, de cas et de fournisseurs qui sont conçus pour contenir des données spécifiques à chaque service.

Au besoin, les dossiers de personne, de cas et de fournisseurs sont reliés pour créer un aperçu des services d’un client ou d’un proche assurant la garde d’enfants dans le cadre de la Loi sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille.

À la Société, nous avons également des dossiers papier et électroniques plus anciens qui sont antérieurs au Réseau. Nous conservons les renseignements recueillis parce qu’ils pourraient s’avérer nécessaires pour des cas futurs.

Nous conservons également ces renseignements parce que les personnes qui ont reçu des services dans le passé peuvent demander à consulter leurs renseignements. Les données personnelles que nous avons en notre possession sont stockées et éliminées de manière sécuritaire et confidentielle. Les renseignements personnels des clients stockés dans le Réseau sont gérés en toute sécurité par le ministère des Services à l’enfance et des Services sociaux et communautaires. Accédez à plus de renseignements sur le RIPE et la déclaration de confidentialité du gouvernement de l’Ontario ici. Les questions relatives à la conservation et à l’élimination des renseignements personnels dans le RIPE doivent être envoyées à access.privacy@ontario.ca.

Mesures de protection

Nous assurons la confidentialité et la sécurité de vos renseignements. Tout le personnel de la Société est tenu à la confidentialité. Nous devons protéger vos renseignements contre la perte ou le vol et nous assurer que personne ne les consulte ou ne se sert de vos renseignements s’il ne vous fournit pas de services ou s’il n’y est pas autorisé dans le cadre de son travail. En cas d’atteinte à la vie privée, nous vous en informerons (et la loi nous l’oblige).

Cela s’applique également aux renseignements que nous saisissons dans le Réseau et d’autres systèmes d’information électroniques, ainsi qu’aux copies papier ou électroniques de dossiers, rapports, dossiers financiers, notes administratives, messages vocaux, messages textes et courriels (y compris sur les ordinateurs portatifs et les téléphones cellulaires) et à toute autre façon d’enregistrer des renseignements personnels.

Accédez à vos dossiers et corrigez vos dossiers.

À quelques exceptions près, vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et qui se rapportent aux services qui vous sont offerts.

Si vous avez besoin d’une copie de vos renseignements personnels, veuillez nous contacter par écrit à

La Société de l’aide à l’enfance de Toronto
Attention : Divulgation de documents
30, rue Isabella, Toronto (Ontario) M4Y 1N1

ou par courriel à RequestRecords@TorontoCAS.ca.

Dans certaines situations, on peut vous refuser l’accès à une partie ou à la totalité de vos renseignements personnels sur le service (un tel refus étant conforme à la loi). Lorsque nous refusons l’accès à une partie ou à la totalité d’un dossier, nous vous en expliquons le motif et vous expliquons vos droits de déposer une plainte.

Nous nous efforçons de garder vos renseignements personnels exacts et à jour. Veuillez exprimer votre désaccord avec le contenu enregistré, et nous pourrions être en mesure d’y apporter la correction nécessaire. Autrement, nous pourrions vous demander d’écrire une déclaration de désaccord que nous inclurons à votre dossier de service.

Pour obtenir de plus amples renseignements ou pour déposer une plainte

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant nos pratiques en matière d’information, veuillez contacter notre responsable de la confidentialité par courrier :

La Société de l’aide à l’enfance de Toronto
Attention : Agent de la protection de la vie privée
30, rue Isabella, Toronto (Ontario) M4Y 1N1

ou par courriel à : privacyofficer@torontocas.ca

Si vous n’avez pas obtenu de réponse à vos questions sur la protection des renseignements personnels ou si des problèmes n’ont pas été résolus à votre satisfaction, vous pouvez déposer une plainte officielle. En savoir plus sur le processus de plainte ici.

Si, à tout moment, vous estimez que vos préoccupations n’ont pas été prises en compte à votre satisfaction, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario, qui est chargé de veiller à ce que les lois sur la protection de la vie privée soient respectées en Ontario.

Vous pouvez joindre le commissaire à l’adresse suivante :

Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario
2, rue Bloor Est, bureau 1400, Toronto (Ontario) M4W 1A8
Téléphone : 416 326-3333 ou 1 800-387-0073
ATS : 416-325-7539
Téléc. : 1 416 325-9195
Courriel : info@ipc.on.ca
Site Web : www.cipvp.ca